Katcerina.ru

Деньги в сети
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как настроить бизнес

Как Настроить Бизнес-Процессы: Все, Что Нужно Знать Предпринимателю

Хотите настроить бизнес-процессы, но не знаете, как это сделать правильно?

Я помогу вам разобраться с этим сложным вопросом!

Настройка бизнес-процессов – это системный подход к созданию процессов, организации более эффективной структуры. Этот инструмент помогает бизнесу адаптироваться к постоянно меняющейся среде. Но что это на самом деле означает? Как помогает бизнесу достичь его целей?

Часто у предпринимателей и владельцев бизнеса столько задач и возможностей решения разных вопросов, что они просто упускают из виду настройку бизнес-процессов. Организация процессов вашей компании имеет важное значение для понимания того, как работает ваш бизнес и чего вы можете достичь.

Управление бизнес-процессами включает в себя автоматизацию, оптимизацию, моделирование рабочего процесса и другие стратегические темы, связанные с процессом работы. Звучит страшно?

Настраивая бизнес-процесс, вы разбиваете цель на маленькие задачи, что делает её достижение проще. Часто получение сильных результатов невозможно без настройки бизнес-процесса.

Управление бизнес-процессами – это способы, которые помогают сделать работу компании легче. У каждого бизнес-процесса есть:

  • своя цель, которая помогает достичь цели всей компании;
  • владелец, который может управлять ресурсами и отвечает за исполнение процесса;
  • ресурсы;
  • система показателей, контроля качества и исправления ошибок.

Виды настройки бизнес-процессов

Многие предприниматели оценивают настройку бизнеса в 3-х направлениях: по вертикали, горизонтали и полный спектр услуг.

Горизонтальная настройка – очень широкое понятие. Оно отвечает за разработку и создание новых процессов, часто с использованием последних технологий.

Вертикальная настройка начинается с шаблонных решений и меняется под разные цели.

Полный спектр содержит ряд компонентов: проектирование, мониторинг, моделирование, оптимизацию и т. д. Эти функции зависят от того, чем занимается компания:

  • Дизайн : разработка процесса начинается с определения существующих процессов или создания нового. Оно включает создание чего-то похожего на блок-схему или mindmap, на которой показывают весь процесс от начала до конца.
  • Моделирование : после того как появляется карта процесса, прокладывается путь. Создаётся большое количество теоретически возможных ситуаций, чтобы проверить, насколько хорошо с ними справится этот процесс.
  • Выполнение : посмотрите, как работает ваш процесс. Современные бизнес-процессы часто плотно связаны с компьютером. Существуют отдельные языки программирования для разработки и управления.
  • Мониторинг : после того как процесс начинает работать, нужно следить за ним, чтобы увидеть, помогают ли эти действия достичь цели самым эффективным способом. Предприниматели собирают информацию и используют её для улучшения своего бизнеса.
  • Оптимизация : наблюдение за процессом показывает места, где можно сделать лучше. Если какая-то задача выполняется слишком медленно, стоит поискать способы делать ее быстрее и эффективнее. Если вы видите место, где можно сократить расходы без потери качества, в этом месте тоже необходимо провести оптимизацию.

Обязательные шаги, которые помогут настроить бизнес-процессы

Иногда разные бизнес-процессы становятся малоэффективными или медленными. Вам нужно взять каждый свой процесс и исследовать его под микроскопом. Разобрать и проанализировать, чтобы понять, что можно улучшить для достижения максимальной эффективности. Когда вы вводите новые процессы, правильная их настройка может гарантировать, что они работают максимально точно.

Чтобы правильно настроить процессы в вашем бизнесе, вам нужно понять, что делает каждый сотрудник. Вам важно знать его задачи, зону ответственности и сроки, за которые он выполняет свою работу.

Когда вы будете видеть, где и на что тратится время, вы сможете планировать сроки выполнения разных задач, будете понимать, что можно оптимизировать.

Просмотрите проекты и задачи, которые выполнялись дольше, и выясните, почему это произошло. Может, клиент был очень требовательным? Или сотрудник столкнулся с какой-то сложностью? Это поможет вам устранить возможные проблемы и вопросы в будущем.

Путём настройки чёткого процесса предприниматель понимает многие причины ошибок или неточностей. Когда каждый сотрудник чётко знает, как и что делать, результат должен быть точным и без ошибок.

  1. Повторяйте успешный опыт

Если у вас есть пример того, как какое-то действие или задача были выполнены в короткий срок и максимально качественно, узнайте, как это получилось. Постарайтесь настроить бизнес так, чтобы пошагово повторять этот процесс. Цель этого этапа – составить план действий, которые будут повторяться снова и снова, пока он не станет автоматическим.

  1. Нарисуйте карту процесса

Распишите поэтапно, что нужно выполнять для правильной и эффективной работы бизнеса. Какие нужны шаги, точки контроля и количество сотрудников. Начните с существующих процессов. Создайте карты и схемы разных работ. Это поможет вам увидеть возможности для совершенствования бизнеса, покажет, какие ошибки можно устранить.

Посмотрите, как можно усовершенствовать процессы, которые вы расписали, и попробуйте их автоматизировать. Это поможет вам расширить ваши возможности.

Например, автоматизация работы с трафиком поможет вам сильно увеличить прибыль и уменьшить время и расходы на привлечение клиентов. Правильно это сделать вам помогут статьи:

Но помните, что автоматизация неправильных процессов может навредить вашему бизнесу.

  1. Найдите ошибки и проблемы

Решите, как их можно устранить. Эта статья расскажет, как контролировать цифры, которые влияют на эффективную работу бизнеса:

Если вы только начинаете собственное дело, избежать некоторых ошибок и сложностей вам поможет этот материал:

Проверьте свои возможности, посмотрите, чего не хватает для роста вашего бизнеса и достижения его целей уже сейчас. Вкладывайте ресурсы в технологии и оборудование, которое вам необходимо.

  1. Запишите ваши бизнес-процессы

Пропишите требования к каждому этапу каждого процесса.

  1. Используйте технологии

Это поможет упростить работу с процессами и задачами для ваших сотрудников. Посмотрите, как можно синхронизировать работу всей компании.

  1. Введите постоянные улучшения

Вам необходимо разработать программу или план — цель которых постоянные улучшения. Они помогут постоянно пересматривать процессы и вносить изменения.

Как настроить бизнес-процессы с помощью программного обеспечения

Программное обеспечение очень помогает работе разных компаний и предпринимателей. Для настройки бизнес-процессов удобно использовать crm-системы. Например, Битрикс 24, Amocrm, Мегаплан.

Разберём настройку бизнес-процессов на примере Amocrm. Для того чтобы начать использовать эту систему для своего бизнеса:

1. Войдите на сайт:

2. Зарегистрируйтесь:

На почту вам придёт такое письмо с логином и паролем для входа:

3. Заполните данные:

4. Войдите в настройки и выберите бизнес-процессы:

Под бизнес-процессами в этой программе имеют в виду автоматизацию создания задач при прохождении какого-либо события:

  • добавлена сделка;
  • сменился ответственный у сделки;
  • смена этапа сделки;
  • добавлен контакт;
  • добавлена компания.

5. Выберите подробности задачи

Дальше указываете срок выполнения задачи, исполнителя, тип и описание задачи. Бизнес-процессы можно создавать в неограниченном количестве:

Заключение

Настройка бизнес-процессов позволяет компаниям сохранять гибкость и быстро адаптироваться к изменениям. Это мощный инструмент, помогающий сохранять преимущество перед конкурентами.

Она помогает согласовывать разные функции компании с потребностями клиентов и даёт возможность лицам, принимающим решения, проводить планирование, мониторинг, оценивать и распределять ресурсы компании. Правильно выполненная настройка бизнес-процессов позволяет повысить производительность, сократить расходы и свести к минимуму ошибки. Используйте!

Было полезно? Ваши лайки будут сильным стимулом для меня готовить больше таких материалов.

Если вы задумываетесь над тем, как правильно начать строить команду, которая сделает ваш бизнес сильнее, читайте прямо сейчас: Как Начать Строить Свою Команду, Даже Если Пока Вы Ведете Бизнес Самостоятельно!

Управление бизнес-процессами

«Ключевая концепция нынешнего десятилетия – скорость. Это и скорость изменения характера бизнеса, и вопросы оперативности управления бизнес-процессами, и динамика изменения образа жизни потребителей и их запросов. » (Билл Гейтс)

Рост любой успешной компании предусматривает ее структурное наполнение. Расширяются отделы и подразделы, появляются многочисленные филиалы, параллельно растет штат работников организации. Это приводит к возникновению проблем, связанных с коммуникацией, обменом информацией, трудовой сплоченностью, мотивацией работников, и преодолеть эти барьеры руководству бывает очень нелегко.

Читать еще:  Разведение рыбы в пруду как бизнес

Казалось бы, каждый сегмент компании безупречно выполняет свои функции, работники славятся профессионализмом и отменным трудолюбием. Однако результат их деятельности не радует.

Рассмотрим пример. Компания занимается пошивом и продажей деловых костюмов. В процессе производства используются лучшие материалы, качественная фурнитура, однако в результате модель выходит неудачной, плохо сидит по фигуре. Есть ли претензии к качеству материала или фурнитуре? Конечно же, нет, так как они – безупречны. Но по отдельности они не нужны потребителю, так как его интересует результат – красивая и удобная вещь, обладающая набором отменных характеристик. Клиенту не нужны пуговицы или ткань, его интересует конечный продукт – костюм.

Аналогичная ситуация происходит и в бизнесе. Клиент не нуждается в отдельной функции, производимой организацией. Он заинтересован в конкретной услуге (продукции), которая является результатом работы точных бизнес-процессов всего предприятия. Поэтому руководству в первую очередь нужно организовать управленческую систему, которая будет охватывать все рабочие процессы и приводить к высоким показателям эффективности бизнеса.

Нужен новый взгляд: настройка бизнес-процессов

Бизнес-процесс – это систематически повторяющийся цикл операций, направленных на создание ценного для клиента продукта или услуги из ресурсов компании.

Нельзя назвать процессом все, что движется, так как в этом варианте упускается его важная характеристика – повторяемость действий. Так как в любой компании одновременно происходит несколько масштабных направлений, при настройке бизнес-процессов руководству необходимо проанализировать каждый из них.

Анализ рабочих процессов позволяет оценить эффективность работы персонала компании, повысить стратегическую эффективность, наладить деятельность всех внутренних отделов и привести экономический потенциал предприятия до степени автоматизма.

Процессный подход к бизнесу дает организации следующие преимущества:

  • наглядное и прозрачное отображение всех производственных операций для менеджеров, владельцев;
  • определение задач и главных целей, рациональное применение резервов, возможность грамотной расстановки приоритетов;
  • полную координацию между всеми процессами в разных подразделениях компании;
  • организацию слаженной работы штата рабочих в соответствии с целями компании;высокое качество продукции (услуг);
  • возможность регулярного контроля за рабочими операциями, анализ эффективности каждой из них;
  • успешность и стабильный рост всего бизнеса.

Лиха беда – начало: как настроить рабочие процессы

Когда перед компанией встает вопрос о настройке управления процессами, задача руководства – определить, с чего начать, ведь на предприятии число операций может исчисляться сотнями или даже тысячами!
Сначала необходимо произвести их разделение на виды и определить «планку» зрелости каждого. В соответствии с концепцией менеджмента, выделяют три блока операционных процессов:

  • управленческие (к ним относятся цели, стратегии, отчетность, сбор и анализ информации, финансирование);
  • основные (циклические действия организации, приносящие прибыль);
  • сервисные (обеспечивают работу первых двух).

Все процессы проходят несколько этапов зрелости:

1. Стартовый. Системность отсутствует, формируется контроль за исполнением основных функций организации.

2. Циклический. Компания разрабатывает и вводит регламенты, налаживает течение основных процессов.

3. Измерительный. Внедрение автоматизации в производственные операции (происходит с запуском ИТ-систем).

4. Управляемый. Есть возможность трансформации и видоизменения отдельных этапов, каждый из них обретает гибкость.

5. Появление собственника процесса. Ход производственных операций полностью соответствует общей стратегией компании.

Приведя все процессы бизнеса в соответствии с этой иерархией, повысив степень зрелости каждого из них, компания повышает свой экономический уровень и встает на новую ступень развития. Распределив все процессы на важные и второстепенные (дорогие или дешевые), выделяются области, которые требуют улучшения в первую очередь. Не нужно браться сразу за все, охватывая массу рабочих процессов компании. Выделив главные направления и улучшив их работу до 4-5 уровней зрелости, руководство увеличит экономическую мощность компании со стратегической и операционной сторон.

Рассмотрим схему, которой можно придерживаться при выявлении процессов, важных для организации.

Система управления рабочими операциями любой компании должна охватывать 4 уровня деятельности – именно этот фактор способствует ее бесперебойной и правильной работе.

1. Взаимодействие целей и бизнес-процессов компании как единого целого.
2. Контроль за производительностью процессов, отслеживание результата.
3. Качественное исполнение заданных процессов.
4. Повышение профессионального уровня персонала, мероприятия по мотивации.

Управление циклическими процессами в компании не может проходить без анализа, контроля метрик и последующей оценки продуктивности операций.

Как пример возьмем конкретную операцию – обработку заказа в компании. Мы должны проконтролировать его эффективность, взяв за основу метрики. Этот сегмент объединяет время обработки заказа, согласование с менеджером и различными подразделениями, сумму всех заказов, формирование и подписание документации.
Чтобы осуществить контроль результативности процесса, необходимо дополнительно проанализировать его показатели. Рассматриваются объемы продаж за определенный период, количество продукции на складе, анализируется среднее время обработки заказа.
Данные два сегмента взаимосвязаны между собой. Причем чем сложнее операция, тем больше метрик она содержит, и, в конечном итоге, тем ощутимее влияние, которое она производит на результативность основных процессов.
В нашей ситуации, если в течение 2-3 часов компания не предоставит клиенту счет, он откажется от услуг, выбрав более организованную компанию. Другими словами, метрика по выставлению счета оказывает влияние на результат всего процесса заказа.

Медленно, но уверенно: настройка рабочих процессов и их оптимизация

Перед руководителем компании рано или поздно встает вопрос, как настроить рабочие процессы, чтобы получить максимальный результат. На этапе формирования необходимо поставить на правильные «рельсы» действующую систему управления компании, используя детальную инструкцию перехода.

Шаги, которые следует предпринять в процессе настройки:

  • сформировать процессный офис в качестве основного управляющего органа (его задачи – диагностика, моделирование процессов, оптимизация, регламентация, внедрение новых программ, направленных на усовершенствование рабочих операций;
  • подробно описать и классифицировать все рабочие операции компании, создать их модели в графическом отображении;
  • выявить «черные дыры», проблемные области, провести экспресс-анализ, направить меры на их искоренение;
  • оптимизировать бизнес-процессы, устранить имеющиеся проблемы;
  • получить и проанализировать информацию об эффективности производства;
  • распределить главные звенья, которые будут нести ответственность за правильное протекание рабочих процессов, контролировать их работу;
  • пересмотреть оргструктуру организации, разработать и регламентировать документы в отношении функциональной подчиненности сотрудников.

Управление процессами в крупной компании выглядит так:

Правила работы системы управления:

1. Чтобы система управления процессами работала, в первую очередь нужно определить цели ее деятельности. Если есть цели, то должны быть и определенные показатели, которые отображают степень их реализации. Анализируйте показатели!

2. Бизнес-процессы проводятся исключительно по регламенту компании! Чтобы достичь целей, организация придерживается определенных правил производства. Значит, данные правила обязательно должны быть указаны в нормативно-правовой базе.

3. Наполните оргструктуру предприятия персоналом и распределите ответственность за протекание каждого бизнес-процесса по подразделениям. Позаботьтесь об эффективности работы сотрудников – стимулируйте их на достижение точных целей компании. Разрабатывайте и применяйте в работе системы мотивации персонала!

Достойный уровень управления процессами: внедряем автоматизацию

При развитии управления бизнес-процессами до уровня 4 и 5 внедряется автоматизация исполнения. Она охватывает не только процесс исполнения, но также включает показатели текущих метрик, KPI бизнес-процессов. Это помогает своевременно вносить изменения в операции, следить за результатами и направлять их в соответствии с целями организации.

Для компании применимы три варианта внедрения автоматизации в систему управления:

  • Бизнес-процессы проводятся в формате регламентов и ручных операций.
  • Автоматизация внедрена в часть процессов (лоскутный вид автоматизации). Часть операций выполняется в ручном режиме, в важные процессы внедрены системы BPM, ERP, BPMS.
  • Произведена автоматизация всех процессов с применением нескольких ИТ-систем, интегрированных между собой.

Сегодня много говорят об автоматизации управления процессами и сложных ИТ-системах, которые применяются при ее внедрении. Что представляют собой эти программы? Это мощные операционные системы: ECM, CRM (необходимые операции встроены в программы) и BPM (современные ИТ-системы, позволяющие автоматизировать документооборот и обслуживание клиентов). Рассмотрим самые известные виды данных систем, которые применяются для автоматизации и управления процессами в компании.

Читать еще:  Купить готовый бизнес в нью йорке

СЭД для автоматизации бизнеса и CRM системы для автоматизации клиентской базы:

  • СЭД Docsvision – производит автоматизацию всех процессов, а также интегрирует их между собой;
  • СЭД Directum – управление деловыми связями и процессами, обеспечение коммуникации и взаимодействие между внутренним штатом работников;
  • СЭД «ДЕЛО» – автоматизация документооборота компании;
  • 1С: CRM – производит разработку и использование бизнес-процессов любой сложности;
  • Terrasoft CRM – ИТ-система, предназначенная для сервиса, продаж, маркетинговых операций, позволяет моделировать и автоматизировать бизнес-процессы, протекающие внутри компании;

Современные системы BRMS для управления бизнес-процессами:

  • NAUMEN – создана для автоматизации управления закупками, товарооборота, документации, коммуникации;
  • ELMA – включает приложение для автоматизации и упорядочения документации ECM и приложение для обслуживания клиентов CRM;
  • SBM – полный пакет решений автоматизации процессов типовых услуг и отраслей, а также автоматизация документооборота компании.

В первую очередь программа для автоматизации процессов и решения конкретных задач выбирается в соответствии с потребностями и уровнем компании. В зависимости от масштаба организации может быть выбрана программа BPM с широким функционалом или более узкоспециализированная CRM. Это не значит, что крупные компании должны выбирать более развернутые и современные программы, игнорируя простые. Дело в том, что каждая из них предназначена для выполнения конкретных задач, поэтому на этапе внедрения необходимо точно знать, чего вы ожидаете от этого «автоматизирующего ноу-хау». Безусловно, разработчик может дополнить любую программу недостающим функционалом, однако это зависит от того, сколько времени, сил и средств вы готовы потратить на этот процесс и нужно ли это вам в принципе.

HR-tv.ru

Рекомендуемые онлайн-курсы

Рекомендуемые материалы

Как идеально настроить бизнес-процессы в компании

На раз, два, три. Любой руководитель мечтает, чтобы его компания работала как часы. Но завести механизм удается далеко не с первого раза. Какие простые 5 шагов могут вам помочь, порталу HR-tv.ru рассказала Наталья Кузуб, начальник отдела обучения и развития персонала Компании Металл Профиль.

Для начала давайте определим, что означает термин «бизнес-процесс». Бизнес-процесс — это совокупность логически связанных и повторяющихся действий, мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей.

Зачем необходимы бизнес-процессы или «мы же как-то работали»:

1. Бизнес-процессы позволяют определить зону ответственности и зону полномочий участников. Проще говоря, каждый участник бизнес-процесса понимает, что делать, в какой момент времени выполнять то или иное действие и к какому ожидаемому результату все это приведет.

2. Бизнес-процессы обеспечивают эффективное кросс-функциональное взаимодействие подразделений компании.

3. Бизнес-процессы регламентируют и стандартизируют работу компании, тем самым дают основание для контроля.

Пошаговая инструкция по настройке бизнес-процессов

Шаг 1. Постановка цели

В первую очередь необходимо разобраться, что и как происходит в компании. Для этого изучите регламентирующие документы, текущую структуру процесса и действующие схемы, поговорите с участниками, понаблюдайте за их взаимодействием, узнайте, какие ресурсы используются.

Определите узкие моменты, выявите проблемы и возможности для их устранения. Установите количественные и качественные показатели результата.

Шаг 2. Моделирование и разработка

До начала этапа необходимо решить, кто из сотрудников будет участвовать в моделировании и разработке бизнес-процесса. Для этого потребуется создать рабочую команду или проектную группу и определить роли: лидер команды, владелец процесса, эксперт и т.п. Оптимальное количество участников – 3-5.

При формировании команды учитывайте, что участник команды должен:

— обладать знаниями и опытом в области бизнес-процесса;

— иметь мотивацию и желание совершенствовать бизнес-процесс;

— иметь способность к сотрудничеству и обладать коммуникативными навыками для конструктивного взаимодействия;

В проектную группу не стоит включать сотрудников, у которых отсутствует время.

Моделирование процесса требует описание взаимосвязанных действий. Для этого можно воспользоваться тремя основными инструментами – текстовым, графическим и табличным.

Текстовый инструмент – описание в свободной или регламентированной форме последовательности шагов. Инструмент эффективен на начальном этапе моделирования бизнес-процессов, когда необходимо записать мысли и идеи.

Графический инструмент – позволяет визуализировать взаимосвязанные действия, описать алгоритмы в виде блоков. Графические инструменты способствуют простоте восприятия информации.

Табличный инструмент – содержит графы с этапами и описанием действий, ожидаемым результатом, ответственными, сроками и т.п.

При описании бизнес-процессов необходимо получить ответы на следующие вопросы: Что? Зачем? Кто? Когда? Как?

Шаг 3. Тестирование

Этап позволяет выявить подводные камни и устранить причины возникновения сложностей, определить соответствие бизнес-процесса заданным целям.

Проверьте, как будет работать бизнес-процесс в конкретном отделе/ подразделении/ филиале. Для этого задействуйте сотрудников, которые будут принимать участие в цепочке действий. При необходимости внесите коррективы.

Шаг 4. Регламентирование

Регламентирование бизнес-процесса является базой знаний для всех сотрудников/ должностей/ подразделений компании, которые принимают в нем непосредственное участие. Стандартизация действий, мероприятий или задач обеспечивает возможность управления процессами и, соответственно, позволяет устанавливать точки контроля.

Формальный подход к регламентированию приводит к тому, что создается документ, который не работает на практике.

При регламентировании соблюдайте основные правила:

1. Документ должен быть описан простым и доступным языком так, чтобы, к примеру, любой «новичок», пришедший в компанию, понимал описанный бизнес-процесс;

2. Документ должен быть структурирован, логика и последовательность действий должны быть соблюдены (вход-выход на каждом этапе);

3. До выпуска документа «в свет» согласуйте его с сотрудниками, которые участвовали в разработке бизнес-процесса.

Шаг 5. Внедрение и контроль

До внедрения бизнес-процесса в компании необходима подготовка:

1. Организуйте коммуникацию со всеми сотрудников компании, на которых повлияет внедрение бизнес-процесса. Расскажите о проблемах, которые позволит решить внедрение бизнес-процесса, о преимуществах выполнения новых правил как для компании, так и для самого сотрудника.

2. Обучите работе с процессом – создайте инструкцию или блок-схему, которые наглядно покажут последовательность действий, сроки выполнения, ожидаемый результат и т. п.

Запускайте процесс, но будьте готовы к тому, что, в зависимости от степени сложности процесса, вам потребуется постоянно контролировать его в течение 1-3 месяцев.

В дальнейшем при проведения выборочного аудита можно использовать чек-листы.

Шаг 6. Оптимизация

Знайте, что бизнес-процессов, выстроенных в компании на века, не бывает. Чтобы вовремя реагировать на изменения рынка и быть конкурентоспособной компанией, требуется регулярно пересматривать бизнес-процессы.

Для этого уже при проведении выборочных аудитов можно понять, где находятся узкие места, какие действия не приносят ожидаемый результат, требуют бо́льших ресурсов.

Как перейти на удалёнку и не облажаться: 10 советов

Научить коллег пользоваться сервисами видеоконференций и создать общий чат — это только половина дела. Вместе с «Битрикс24» объясняем, как настроить бизнес-процессы и общение с клиентами, чтобы не терять прибыль во время самоизоляции.

1. Создайте единое рабочее пространство для всех сотрудников

Не перекладывайте это на подчинённых, иначе налаженные процессы превратятся в хаос, когда сотрудники не видят работу друг друга и не понимают, кто за что отвечает. В результате тормозятся элементарные задачи, работники теряют вовлечённость, а эффективность труда стремится к нулю.

Вот минимальный набор инструментов, которые могут вам пригодиться:

  • Таск‑менеджер. С ним удобно ставить задачи, следить за загруженностью отделов и каждого сотрудника.
  • Общий календарь. Он поможет вести график отпусков и отгулов, а ещё планировать важные события вроде созвонов с клиентами или коллегами, чтобы не приходилось лично напоминать о них участникам встречи.
  • Мессенджер для решения срочных вопросов. Можно создать общий чат для всей компании и чатики поменьше для отдельных команд и проектов.
  • Облачные хранилища данных и решения для работы с документами. Пригодятся для совместной работы во время созвонов, да и поделиться ссылкой проще, чем отправлять документы и тяжёлые файлы по почте или в мессенджере.
Читать еще:  Бизнес для души

Этот сервис поможет организовать единое информационное пространство для всей вашей команды. «Битрикс24» — своего рода корпоративная социальная сеть, где можно создавать группы, писать посты и размещать новости компании. Создайте страницу компании, пригласите туда всех сотрудников и работайте точно так же, как в офисе, только из дома. Ставьте задачи и следите за их выполнением, открывайте общий чат для компании, проводите планёрки и видеоконференции, планируйте встречи в календаре. Для хранения важных документов есть общий диск, а CRM поможет держать под контролем взаимодействие с клиентами.

2. Держите связь с теми, кто работает дома

Удалёнка не повод забыть о дисциплине и перейти на свободный график, когда на рабочие дела время выделяется по принципу «сделаю, но потом». На общем собрании расскажите сотрудникам о новом формате работы и установите границы рабочего дня: например, с 9 до 18 часов каждый должен быть на связи, а об отгулах нужно предупреждать хотя бы за пару дней.

Хоть вы все и работаете удалённо, но по‑прежнему остаётесь одним коллективом. Делитесь новостями компании, регулярно (хотя бы раз в неделю) рассказывайте о выполненных задачах и новых планах, публично отмечайте успехи отделов. Наконец, не забывайте поздравлять сотрудников с днём рождения. Это поможет поддержать командный дух, а подчинённые не будут чувствовать себя забытыми и брошенными на произвол судьбы.

3. Введите правила общения в чатах

Чаты — инструмент удобный, но со своими минусами. Постоянный поток сообщений отвлекает не меньше, чем болтовня соседей по офису, поэтому есть смысл разграничить общение и завести отдельные чаты для срочных вопросов и разного рода разговоров, не относящихся к делу. И этот чат можно с чистой совестью замьютить и перечитать после окончания рабочего дня.

Не используйте чаты для решения сложных задач, когда нужно узнать мнение всех членов команды. На выходе вы получите уйму сообщений, а к единому и устраивающему всех решению так и не придёте. Лучше договоритесь о созвоне, а в чате зафиксируйте, к чему в итоге пришли.

И постарайтесь не создавать лишний шум: не дробите одно сообщение на десяток в стиле «Привет. Тут это. Задача новая». Уважайте чужое время и не заставляйте собеседника постоянно отвлекаться на оповещения.

4. Регулярно проводите видеозвонки с командой

Во‑первых, это поможет держать руку на пульсе и перераспределять нагрузку, если один сотрудник захлёбывается в задачах, а другой страдает от безделья. Во‑вторых, это хороший инструмент для отслеживания настроения подчинённых: всё-таки короткие сообщения в чатах не передают интонацию, а во время личной беседы можно выяснить, что кого беспокоит.

Не устраивайте созвоны для галочки. Планируйте содержание каждой беседы, заранее оповещайте всех участников, о чём пойдёт речь, а по итогам создавайте протокол встречи: что решили, какие задачи поставили и кто отвечает за их выполнение. Чтобы следить, как дела у компании, не обязательно устраивать всеобщий созвон каждую неделю. Сотрудники могут регулярно общаться только со своими руководителями, а уже они отчитаются перед вами.

5. Составьте чёткий регламент работы

У каждого сотрудника должен быть доступ ко всей информации, которая может понадобиться во время работы. Это особенно важно для новичков: их нужно ввести в курс дела, а адаптация на удалёнке может занять больше времени, чем при живом общении в офисе. Чтобы новый сотрудник не потерялся в потоке информации, назначьте ему куратора, который сможет ответить на любые вопросы о том, как устроена жизнь и работа компании.

В идеале база знаний о работе компании должна быть устроена таким образом, чтобы, даже в случае если ключевые сотрудники заболеют или уйдут в отпуск, процессы не застопорились. Создайте документы, в которых предельно подробно объясняется, что делать в типичных рабочих ситуациях, и разместите их в открытом доступе.

6. Фиксируйте все поручения в задачах

Это правило стоит применять не только во время вынужденной удалёнки. Не полагайтесь на устные договорённости: нет поставленной задачи — не будет и результата.

Вот простые правила, с которыми задачи будут решаться качественно и в срок:

  • Чётко формулируйте поручение. Не заставляйте подчинённых играть в экстрасенсов или по слову выуживать дополнительную информацию. Сотрудник должен сразу понять, чего от него хотят.
  • Назначайте ответственных и исполнителей. Иначе есть риск, что подчинённые будут бесконечно перекидывать задачу друг на друга, а в итоге ею никто так и не займётся.
  • Ставьте сроки. Задачу, которую нужно сделать «когда‑нибудь», скорее всего, не выполнят никогда.
  • Отвечайте на вопросы и давайте обратную связь. Так вы укрепите доверие в коллективе и повысите вероятность успешного выполнения задачи.

7. Автоматизируйте рутинные процессы

В офисе всё просто: если надо написать заявление на отпуск, сотрудник идёт к эйчару, берёт готовую форму, заполняет и отдаёт на подпись. В самоизоляции привычные вопросы превращаются в проблему: один работник хочет взять отгул, а другому требуется срочно подписать счёт на оплату, нужна подпись руководителя, а взять её негде — не домой же к нему ехать.

Выход тут один: искать способы отказаться от бумажного делопроизводства и перевести всю работу с важными бумагами в электронный вид.

8. Создайте понятную и прозрачную систему контроля

Возможно, вас будут одолевать подозрения, что сотрудники занимаются дома чем угодно, только не работой. Разумеется, контроль нужен, но важно сохранять здравый смысл. Если постоянно дёргать подчинённых и спрашивать, как дела с их проектами, быстрее работать они не станут, зато постоянно будет копиться напряжение, которое рано или поздно выльется в конфликт.

Договоритесь с руководителями отделов, что каждое утро они будут собирать у сотрудников информацию о текущей загрузке, а при необходимости передавать её вам. Контролируйте не процесс, а результат. Так, масштабные проекты можно разбить на несколько этапов с чётким результатом и ограничением по времени, чтобы решать возникающие проблемы по мере поступления.

9. Переведите отдел продаж в CRM

CRM — это автоматизированная система управления отношениями с клиентами. Проще говоря, это специальное программное обеспечение, которое фиксирует все контакты с клиентом от первого звонка до продажи.

На удалёнке CRM становится настоящим спасением для отдела продаж. Она позволяет свести к минимуму человеческий фактор: менеджеры не погрязнут в рутинных операциях, не забудут об отдельных клиентах и всегда будут в курсе, на каком этапе находится каждая сделка и каким должен быть следующий шаг. А руководитель может отследить эффективность работы каждого специалиста и при необходимости перераспределить нагрузку.

10. Общайтесь с клиентами через CRM

Ситуация: стационарный телефон остался в офисе, но беседовать с клиентами как‑то нужно. И контролировать общение тоже — иначе сложно будет понять, почему сорвалась перспективная сделка. Выручит CRM со встроенной телефонией: она позволяет подключать не только голосовые каналы общения, но и чаты на сайте и в мессенджерах. Отвечать на письма и сообщения удобно сразу в CRM, а вся история взаимодействия с клиентом сразу попадает в его карточку.

Чтобы менеджеры не отвлекались на рутину, поручите часть задач роботам. Они могут позвонить или написать клиенту и уточнить контактные данные, выбрать удобный способ оплаты или собрать обратную связь о качестве обслуживания, а потом занести все необходимые данные в CRM.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
×
×